Parece e pode ser mesmo. Inicialmente, porque a comunicação exige que quem emite a mensagem o faça de forma clara e use o meio apropriado para que quem a receba, consiga interpretá-la da forma mais apropriada.

Comunicação como um todo envolve capacidades adquiridas, como a de interpretação, que podemos aprender na escola, e percepções e entendimentos pessoais, o modo como entendemos uma palavra ambígua, uma pontuação ou mesmo uma entonação. Não precisa muito para que a mensagem seja distorcida.

E interpretação não é o forte da educação brasileira de forma geral, infelizmente. Segundo esta reportagem da BBC Brasil, de 2018, “três entre cada dez brasileiros têm limitação para ler, interpretar textos, identificar ironia e fazer operações matemáticas em situações da vida cotidiana – e, por isso, são considerados analfabetos funcionais”.

Quando levamos esse desafio para um grupo, seja de uma empresa, escola, organização de classe ou não governamental, comunidades religiosas ou vizinhança, a questão pode ficar mais delicada, sobretudo se os papéis não são bem definidos. Pense em quantos grupos de WhatsApp ou nas redes sociais você já não viu discussões inúteis ou inutilizadas pela falta de compreensão de um ou dos dois lados…

Porém, mesmo em grupos organizados, com papéis ou cargos definidos, pode haver dificuldades.

É claro que sempre vamos depender das capacidades ou aprendizados individuais para a engrenagem funcionar, mas há estratégias e ferramentas que podem ajudar a manter uma rotina satisfatória.

 

Defina o meio pelo qual se comunicam

Como a sua empresa, por exemplo, vai se comunicar com todos os funcionários? Emails, redes sociais, informes no quadro do corredor? Não existe certo ou errado: existe o que funciona para o ambiente que compartilham – que pode ser inclusive online. Com certeza, o quadro de avisos vai funcionar melhor em uma obra, mas em uma empresa com funcionários em home office a comunicação tem que ser digital e eficiente.

Se eu sei que vou receber os avisos e atualizações pelo email, crio a rotina de checá-lo esperando por isso.

O Workplace do Facebook é bem competente para estruturar a comunicação interna; ele é um espelho do Facebook, mas fechado para a URL da sua empresa. O fato das pessoas geralmente já saberem usar a rede social ajuda, já que é tudo muito parecido e o processo fica mais instintivo. Há, ainda, o Microsoft Teams, o Slack e o Google Workspace – neles, você faz reunião, organiza tarefas, comunica status das atividades e delega tarefas. Mas não adianta só instalar: é preciso treinar as pessoas para que todos saibam usar os recursos.

 

Comunicar é ouvir

Não importa por onde a comunicação ocorra, o canal para ouvir as pessoas tem que estar aberto. Uma empresa ou organização que só fala não é respeitada, porque soa pouco democrática. Permita que as pessoas se expressem, deem opiniões, tragam ideias – até porque é com ideias variadas que oxigenamos a rotina e criamos coisas novas, para não empregar mais do mesmo.

Elas também precisam aprender a identificar quais novidades em suas áreas afetam as áreas dos outros – não adianta investir em um lançamento se a equipe de marketing não fica sabendo e, consequentemente, não informa ninguém. Novamente, defina o canal para essa troca de informações.

Houve pergunta? Sugestão? Lembre-se de responder: as pessoas querem saber se foram ouvidas.

 

Respeite áreas, cargos e funções

Esta confusão é bem comum: a área de comunicação não é Recursos Humanos. Uma coisa é comunicar políticas, outra é adotá-las e gerir pessoas. Se as pessoas não estão felizes, pode ser preciso uma pesquisa, que pode ser feita com a ajuda da comunicação, mas a responsabilidade continua a ser do RH. Aliás, é recomendável que lideranças, RH e comunicação estejam próximas e em sintonia, mas cada um com sua função.

 

Organize especialmente a periodicidade

Tudo precisa ser comunicado todo dia? O excesso cansa e causa descrédito. Quando for importante, ninguém vai notar.

 

Fale primeiro pra dentro!

O seu grupo deve ser o primeiro a saber sobre mudanças, especialmente as negativas. É muito maléfico se ele se informa pela sociedade, pelo bairro, pela imprensa: ele se sente traído, se torna o último a saber. Afine com as lideranças ou o RH o que precisa ser informado e comunique seu público interno com clareza, honestidade e organização.